Облік виробничих запасів
Облік виробничих запасів Планом рахунків передбачено вести на рахунку 20 "Виробничі запаси", за яким пропонується вести дев'ять субрахунків:
201 "Сировина і матеріали";
202 "Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби";
203 "Паливо";
204 "Тара і тарні матеріали";
205 "Будівельні матеріали";
206 "Матеріали, передані в переробку";
207 "Заласні частини";
208 "Матеріали сільськогосподарського призначення":
209 "Інші матеріали".
Документальне оформлення надходження виробничих запасів
На сільськогосподарські підприємства матеріальні цінності надходять в основному від постачальників, взаємовідносини з якими регулюються на підставі договорів на постачання.
Матеріальні цінності можуть також надходити від підзвітних осіб у порядку їх закупки дрібними партіями за готівку.
Як оформляється надходження матеріалів від постачальників?
На матеріали, що надійшли від постачальників, одержують розрахункові документи: платіжні вимоги, рахунки-фактури, платіжні вимоги з специфікацією, товарно-транспортні накладні. Ці документи реєструються працівником, який займається постачанням у Журналі обліку вантажів, що надходять.
Для одержання матеріалів зі складу постачальника або транспортної організації, як уже відмічалося раніше, експедитору бухгалтерія виписує Довіреність за встановленою формою, яка підписується керівником підприємства, головним бухгалтером і засвідчується печаткою господарства. Довіреність реєструється в Журналі реєстрації довіреностей. Термін дії довіреності встановлено, як правило, в межах 10 днів. Бухгалтерія слідкує за використанням довіреностей шляхом відмітки в спеціальній графі про надходження матеріалів на склад або про анулювання довіреності, якщо вона повернута до бухгалтерії без виконання.
За використаними довіреностями особи, які їх одержали, надають у бухгалтерію документи, які підтверджують, що матеріали здані ними на склад підприємства. Приймання і оприбуткування продукції і матеріалів, що надійшли від постачальників, оформляються на відповідних складах, як правило, шляхом складання накладних (внутрігосподарського призначення), які виписуються на підставі розрахункових та інших супроводжувальних документів постачальника. Накладні виписуються на фактично прийняту кількість цінностей.
Поставка мінеральних добрив на центральний склад або безпосередньо в бригаду сільськогосподарського підприємства здійснюється постачальниками за затвердженим графіком після оформлення договору-замовлення.
При завезенні мінеральних добрив завідувач складу або комірник зобов'язаний зважити кожну машину і розписатися в одержанні вантажу в Товарно-транспортній накладній, яку він потім повертає водію-експедитору. що доставив мінеральні добрива. Одночасно з цим завідувач складу (комірник) одержує другий примірник Товарно-транспортної накладної і копію сертифіката на завезену партію добрив. Після оприбуткування вантажу в Книзі складського обліку документи передаються в бухгалтерію.
При поставці мінеральних добрив власними транспортними засобами із заводів представник сільськогосподарського підприємства пред'являє заводу-постачальнику Довіреність. На всю кількість одержаних за день добрив бухгалтерія заводу виписує Рахунок-фактуру в двох примірниках і видає сертифікат, який підтверджує якість відпущених мінеральних добрив.
Нафтопродукти, що надійшли в автоцистернах і бочках до нафтоскладу від нафтозбутових організацій, приймає завідувач нафтоскладу від особи, що доставила нафтопродукти в господарство, на підставі Товарно-транспортних накладних і Паспорта якості нафтопродуктів, де відзначається його найменування, якість, щільність, марка, технічні умови, яким відповідають нафтопродукти.
Сільськогосподарські підприємства купують медикаменти і перев'язні матеріали для лікування тварин, дезінфікуючі матеріали для проведення планових профілактичних заходів, антибіотиків і біогенних стимуляторів.
Платний відпуск названих матеріалів здійснюється через ветеринарні аптеки та інші організації-об'єднання "зооветпостач" на підставі замовлень сільськогосподарських підприємств і рецептів ветеринарних лікарів.
Одержані ветеринарними працівниками медикаменти і лікувально-профілактичні засоби приймаються до обліку на підставі накладних, рахунків та інших документів.
Підзвітні особи придбані матеріальні цінності за готівку в магазинах, на ринку, в кооперативах або у населення повинні передати завскладом, який виписує Накладну (внутрігосподарського призначення).
При складанні Звіту про використання коштів, наданих на відрядження або підзвіт про витрачені суми на придбання матеріалів прикладаються первинні документи, що підтверджують факт купівлі (рахунки, чеки магазинів, квитанції прибуткового касового ордера, акт (або довідку), якщо купівлю було здійснено на ринку або у населення).
Як ведеться облік запасів на складах?
Складське господарство в сільськогосподарських підприємствах організується, як правило, в центральних складах, коморах бригад, ферм і інших структурних підрозділах. При віддаленості підприємств від залізничних станцій можуть створюватися експедиторські склади. В центральних складах 30середжено основні запаси паливного матеріалу, кормів, готової продукції для реалізації, запасних частин, мінеральних добрив, будівельних та інших матеріалів, закуплених у постачальників. Через центральні склади ці запаси розподіляють між структурними виробничими підрозділами.
У коморах структурних виробничих і невиробничих підрозділів зберігається невелика кількість виробничих запасів товарно-матеріальних цінностей, які надходять з центральних складів, або можуть бути завезені безпосередньо від постачальників з обов'язковим документальним оформленням через центральний склад.
Матеріали на складах розміщують по секціях, а в них - за окремими групами і типосорторозмірами в штабелях, на стелажах, полицях та ін. У насіннєсховищах тощо секції повинні бути відокремлені герметичною перегородкою, що виключає можливість змішування продукції різних видів, сортів і репродукцій.
У місцях зберігання прикріплюють спеціальні ярлики з назвою та характеристикою певного виду продукції й матеріалів, а в необхідних випадках-і призначенням. Бланк ярлика на новий вид (номенклатурний номер) матеріальних цінностей заповнює завідувач складу (комірник) при надходженні цінностей на склад.
Нафтопродукти, включаючи відпрацьовані, слід зберігати на спеціально обладнаних нафтоскладах чи стаціонарних пунктах заправки машин, мінеральні добрива - на складах відповідно до встановлених правил.
При передачі складу іншій особі (через переміщення або звільнення матеріально відповідальної особи з тих чи інших причин) проводять інвентаризацію продукції та матеріалів і складають акт.
Облік продукції й матеріалів на складах (у коморах) здійснює матеріально відповідальна особа (завідувач складу, комірник та ін.) за сортами згідно з правилами їх зберігання. Облік ведуть на картках складського обліку матеріалів, які видають матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі видачі карток. Останні зберігають у спеціальних картотеках за обліковими групами, а всередині їх - у порядку зростання номенклатурних номерів чи за алфавітом, групи та підгрупи в картотеці відокремлюють роздільниками з проставленими на них номерами. На кожний номенклатурний номер продукції та матеріалів відкривають окрему картку, де завідувач складу (комірник) зазначає місце зберігання (стелаж, комірку тощо). Замість карток дозволяється вести облік в оформлених належним чином Книгах складського обліку (форма №ВЗСГ-10).
У картотеці (Книзі) складського обліку відкривають окремі картки (сторінки) на сільськогосподарську продукцію, яка: переходить із минулого року: вироблена в звітному році: куплена в цьому році та перероблена на давальницьких засадах. У лімітно-забірних картках, накладних та інших документах на відпуск слід вказувати, який вид продукції й за якою оцінкою видається (суму підраховують у бухгалтерії). Окремо ведуть облік біопрепаратів, медикаментів і хімічних речовин, придбаних за рахунок власних коштів і бюджетних асигнувань.
Записи в Книзі (картках) складського обліку завідувач складу робить щодня окремо за кожним ра30вим документом (об'єднувати дані кількох документів в один запис не дозволяється); після кожного запису виводять залишок. Дані відомостей витрачання кормів, лімітно-забірних карт та інших нагромаджувальних документів завідувач складу заносить у Книгу (картку) в міру їх закриття, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. Бажано лімітно-забірні карти зберігати разом із регістрами складського обліку.
Якщо фактичний залишок матеріальних цінностей значно відхиляється від встановленої норми запасу, а також за наявності матеріальних цінностей, які тривалий час лежать без руху, завідувач складу інформує про це адміністрацію сільськогосподарського підприємства.
Деяких працівників бухгалтерії закріплюють нака30м (розпорядженням) по підприємству за складами (коморами) для контролю за своєчасністю та якістю ведення обліку. Перевірку записів і виведення залишків за кожною операцією працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом по відповідному рядку картки (Книги) складського обліку. Матеріально відповідальні особи на вимогу працівника бухгалтерії зобов'язані пред'являти для фактичної перевірки (в натурі) визначені матеріальні цінності. Таку перевірку бажано робити насамперед за дорогими і дефіцитними матеріалами.
Щомісяця матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають Звіт про рух матеріальних цінностей у двох примірниках і подають його в бухгалтерію разом із документами, що підтверджують надходження та витрачання матеріалів. До Звіту включають лише ті види продукції й матеріалів, за якими був рух у звітному періоді. Залишки на початок місяця за кожним номенклатурним номером зіставляють із залишками звітів попереднього місяця. Надходження і вибуття матеріалів протягом місяця фіксують на підставі первинних документів, після чого підраховують обіг і визначають сальдо на кінець місяця. Ці дані порівнюють із записами в Книзі (картках) складського обліку. Дані про залишки продукції й матеріалів та їхній рух матеріально відповідальні особи у Звіті фіксують не тільки в кількісному а й у грошовому вираженні, підтверджуючи це своїм підписом. Приймаючи звіти, працівники бухгалтерії перевіряють правильність їх складання, таксують і визначають суми обігу і залишків у грошовому вираженні.
У зв'язку зі значною кількістю назв запасних частин і ремонтних матеріалів до тракторів, автомобілів, комбайнів та інших сільськогосподарських машин за наявності твердих договірних цін із метою зменшення трудомісткості обробки відповідальні особи подають звіти про рух запасних частин і ремонтних матеріалів тільки в сумарному вираженні (без переліку назв цінностей). У такому разі оцінку одержаних і використаних матеріалів здійснює відповідальна особа безпосередньо у відповідних документах. У звітах деталі групують за такими аналітичними рахунками: "Запасні частини до тракторів"; "Запасні частини до автомобілів" тощо.
Облік надходження й витрачання медикаментів (за винятком спирту та отруйних і сильнодіючих лікарських засобів) та інших лікувально-профілактичних засобів і матеріалів здійснюють у кількісному вираженні в Книзі (картках) складського обліку. Щомісяця спеціаліст ветеринарної служби на підставі первинних документів (накладні, рахунки, акти, рецепти тощо) складає і подає в бухгалтерію Звіт про рух біопрепаратів і ліків у кількісному та грошовому вираженні.
Облік отруйних і сильнодіючих речовин у кількісному вираженні відповідно до спеціальних вказівок, розроблених Міністерством охорони здоров'я України, ведуть, використовуючи пронумеровані, прошнуровані, скріплені сургучною печаткою підприємства і підписані головним лікарем ветеринарної медицини та головним бухгалтером книги. Ці види матеріалів зберігають окремо в спеціально обладнаних для цього місцях.
Облік бланків суворої звітності матеріально відповідальні особи здійснюють у картках (книгах) складського обліку за кожним найменуванням за кількістю і номінальною вартістю. Надходження та витрачання зазначених бланків оформляють, як і операції з надходження і витрачання коштів. Дані про рух білетів, талонів, абонементів, акцій, облігацій тощо відображають у звітах матеріально відповідальних осіб та інших реєстрах (сальдові відомості, відомості обліку руху товарно-матеріальних цінностей та інші аналогічні реєстри або машинограми) окремими позиціями подібно до обліку в місцях зберігання.
Працівники бухгалтерії порівнюють дані про рух продукції й матеріалів з даними, наведеними у виправдних документах, доданих до звіту, після чого його таксують. Повноту оприбуткування матеріалів, одержаних зі сторони, перевіряють зіставленням із відповідними регістрами.
