19 Організація документообороту
В основі організації документообороту лежить складення графіків документообігу.
Графік документообороту - це графік руху (шляху) документів з моменту їх заповнення до передавання в архів бухгалтери.
Займаючись побудовою графіків документообороту, головний бухгалтер підприємства має зважати на такі основні принципи;
1) документ потрібно складати в момент виконання господарської операції або навіть ще до цього;
2) документ має просуватись від місця його заповнення до бухгалтерії за 1-2 години, а надходження документів - проходити рівномірно протягом місяця (кварталу,
року);
3) у графіку докуменгообороту має бути зазначений конкретний час заповнення документа і його просування через усі інстанції. Терміни передавання документа від однієї інстанції (виконавця) до іншої (іншого виконавця) слід обов'язково погодити з усіма зацікавленими особами (виконавцями).
Усі графіки докуменгообороту потрібно складати в двох примірниках. Перший із них передається у структурний підрозділ та вивішується біля робочого місщ виконавця, а другий - зберігається головним бухгалтером підприємства у папці разом з іншими граф ікам и докум е нгоо бороту.
Графіки докуменгообороту складають на групу первинних документів або на окремий первинний документ.
Груповий графік руху первинних, документів, що використовують у певному структурному підрозділі, передбачає такі іюкачіїики як назва документа, термін його складання; виконавець; передача до наступної інстанції: куди, кому, з якою метою та коли; термін передавання до бухгалтерії.
Графік докум ент ообороту окремого первинного документа будують, використовуючи наступні показники: зміст окремої операції докуменгообороту; місце виконання, виконавець, термін виконання.
Перейти на перелік питань з Організації обліку
