20. Організація вилучення та утилізації документів
Первинні документи, що пройшли опрацювання, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов'язковій передачі до архіву під відповідальність конкретної особи. Розрізняють поточні й постійні архіви. Поточний архів організовується безпосередньо в бухгалтерії для зберігання документів звітного року, оскільки облікові працівники вимушені часто звертатися до нього для одержання різних довідок. Для поточного архіву відводять спеціальні шафи, ключі від яких знаходяться в особи, відповідальної за зберігання архіву. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, а й справ інших підрозділів і служб підприємства. Документи з поточного архіву в постійний передаються після закінчення «вії ного року.
Перед передачею до архіву первинні документи, які відносяться до певного облікового регістру, комплектують в хронологічному порядку з оформленням довідки для архіву, де зазначається:—найменування облікового регістру, до якого відносяться такі первинні документи;
—період, до якого відносяться скомплектовані документи; —перелік скомплект.первинних документів; —дата комплектації і передачі документів до архіву; —підпис відповідальної особи.
Загальні принципи формування справ бухгалтерського архіву наступні:
1) Первинні документи, як правило, зберігаються окремо від регістрів бухгалтерського обліку;
2)Кожна партія первинних документів за поточний місяць, яка підноситься до певного регістру бухгалтерського обліку, комплектується окремо в хронологічному порядку і супроводжується довідкою для архіву, в якій зазначається місяць і рік, шифр синтетичного обліку, номери документів (з № по№ включно) і кількість листків;
3)Касові документ, авансові звіти, виписки банків з доданими документами інші документи (наприклад, рахунки-фактури) повинні бути підібрані в хронологічному порядку і по закінченні поточного місяця переплетені;
4) Кожна справа повинна мати заголовок, який повинен бути коротким і точним, при
його складанні необхідно враховувати строки зберігання документів.
Всі документи, які ведуться на підприємствах, формуються в справи відповідно до затвердженої номенклатури.
Порядок розподілу справ в номенклатурі може бути наступним:
1. організаційно-розпорядча документація вищестоящих органів;
2. внутрішня організаційно-розпорядча документація (положення, накази тощо);
3. первинні документи; 4. облікові регістри; 5. планова і звітна документація; 6. листування.
Розміщення справ супроводжується присвоєнням індексів, тобто умовним позначенням кожної справи. Індекс справи містить номер структурного підрозділу7 і порядковий номер заголовку справи.
Терміни зберігання документів у Переліку №41 диференційовані за двома групами організацій.
До першої групи належать організації, в результаті діяльності яких утворюються документи, які мають наукову та історико-культурну цінність і підлягають включенню до складу Національного архівного фонду. Терміни зберігання документів для таких організацій зазначені в графі 3 Переліку №41.
Друга група включає організації, безпосередньо від яких документи до складу Національного архівного фонду не надходять. Терміни зберігання документів цих організацій зазначені в графі 4 Переліку №41
Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звггів і балансів у підприємств, установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно -ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розпис відповідній посадовій особі підприємства, установи.
У випадку, якщо на підприємстві трапилася пожежа або повінь, то відповідно до пп. 8.8.10 на підприємстві зобов'язані скласти акти про непоправні ушкодження справи (додаток 26 до Правил № Д6) на кожну ушкоджену справу. Після чого такі документи (те, що від них залишилося) підлягають знищенню. Для знищення документів, створюється експертна комісія, до складу якої входять як працівники підприємства, так і працівники Держархіву: голова — заступник керівника, секретар — керівник архівного підрозділу або відділу кадрів, члени комісії — провідні спеціалісти підприємства. Утилізація документів проводиться шляхом їх спалювання або передачі до пункту вторинної сировини з обов'язковим отриманням приймально-передавальної накладної із зазначенням кількості справ, ваги та з печаткою такого підприємства.
Перейти на перелік питань з Організації обліку
